La organización como elemento de gerencia

CONTENIDO

LA ORGANIZACÍON

LA ADMINISTRACIÓN.. 2

ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES. 4

FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR. 5

DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y GERENCIAL. 6

EFICACIA Y EFICIENCIA.. 7

GERENCIA.. 9

TIPOS DE GERENCIA.. 9

LAS FUNCIONES DE LA GERENCIA.. 10

OBJETIVOS DE LA GERENCIA

LA ORGANIZACIÓN 

La organización es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener la organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, del desempeño gerencial de la organización.

Esta afirmación de que la gerencia es responsable del éxito o no de una empresa nos indica, por qué es necesaria la gerencia, sin embargo, no nos indica cuando ella es requerida, y el requerimiento sucede siempre que haya un grupo de individuos con objetivos determinados.

Su importancia es ser el elemento final del aspecto teórico, recoge completa y lleva hasta sus últimos detalles que conlleva a la previsión y planeación como se debe ser una empresa.

Cómo debe ser una empresa. La importancia de la Organización, ha hecho perder de vista  a muchos autores dando lugar a que contraponga a esta última, la primera representara lo teórico y científico, la segunda  lo práctico y empírico.

La importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos el cual se llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos se conocen como denominación de dinámica,  lo que debe ser y lo que es.

 Realizando el estudio de la Organización, se prolonga su campo  hasta  los aspectos  que corresponden a la integración como son reclutamiento, selección, introducción y desarrollo de los trabajadores y jefes.

LA ADMINISTRACIÓN

Las grandes  organizaciones difieren en sus objetivos y propósitos, pero son esencialmente semejantes en el área administrativa. Todas exigen la reunión de muchas personas que deben actuar en conjunto e integrarse en un esfuerzo común.

Todas las organizaciones deben adecuar los objetivos de la organización a la necesidad de flexibilidad y libertad individual, todas requieren una estructura determinada por la tarea y por sus demandas, por un lado, y por los principios de administración generales adecuados a la lógica de la situación por el otro.

El campo en que más se trabajó durante la primera mitad del siglo XX fue e la administración, para organizar y dirigir grandes empresas.

Comencemos por definir brevemente los términos administrador y el sitio donde trabajan los administradores, la organización, pasemos luego al trabajo del administrador, en concreto, a preguntarnos que hacen los administradores.

Los administradores hacen cosas a través  de otras personas. Toman decisiones, asignan recursos y dirigen las actividades de los demás  para conseguir metas. Los administradores hacen su trabajo en una organización, que es una unidad social coordinada deliberadamente y compuesta por dos o más personas, que funciona de manera más o menos continua para alcanzar una meta o unas metas  comunes.

De acuerdo  con esta definición, las empresas de manufactura y las de servicios son organizaciones, como lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades militares, tiendas departamento de policía y dependencias de los gobiernos,  federal y estatal y local. Las personas que supervisan las actividades de los demás  y que son responsables de conseguir las metas  de esas organizaciones son los administradores, llamados así especialmente en las organizaciones no lucrativas,  a los que también se les conoce como gerente o directores.

A nuestro juicio, el confundir la organización con la integración, presenta el peligro de mezclar la teoría con la práctica, lo ideal con lo real, con la consecuencia, muy frecuente, de que se pierda de vista las metas, haciendo bajar el nivel, haciendo bajar el nivel técnico de la administración el compromiso de presionar para que la realidad se acomode a lo que debería ser. Lo anterior no significa que neguemos en forma alguna que la organización requiere constantemente tomar en cuenta los elementos humanos  y materiales de que se pueda disponer, para adaptarse a ellos, pero creemos que debe precisarse primero  como debería  ser nuestra organización, y después integrar  ésta, como resulte más conveniente, de acuerdo con los elementos que disponemos, pero sin perder de vista aquello que debería disponer. 

Las personas que asumen el desempeño gerencial de una organización se llaman "gerentes", y son los responsables de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas.

Cabe destacar que la organización es el arreglo de las funciones que estiman necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y responsabilidad asignada las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

La organización  es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES 

El entorno en el desarrollo de las actividades de una organización es prácticamente uno de los factores más importantes que influyen en los resultados que obtiene la misma.

La aceptación de la importancia de inculcar en los administradores estas capacidades se relaciona estrechamente con la necesidad que tienen las organizaciones de conseguir y conservar a los empleados de más alto desempeño,  lo que es crucial sobre todo en los mercados laborales más cerrados.

Para cada organización en particular, su administración debe determinar los límites de la misma, hasta donde llega, hasta donde termina la organización y donde comienza su entorno. Esta delimitación no es sencilla y muchas veces se piensa que fácilmente se puede hacer, considerando que el entorno está integrado por los actores sobre los cuales la administración no puede ejercer ningún control

Las compañías que tienen la reputación  de ser buen  lugar para trabajar (como Lincoln Electric, Southwest Airlines S.A.A Institute, Whole Food Markets y Starbucks) tienen una gran ventaja. En un estudio de la fuerza  laboral  estadounidense se reveló que los salarios y las prestaciones adicionales no son razones  por  las que las personas están a gusto con su trabajo o se quedan con su patrón. Mucho más importante es la calidad de los puestos de trabajo y el apoyo del ambiente laboral. Por lo tanto es de creer que contar con administradores que poseen buenas capacidades de trato personal hará  que  el sitio de trabajo sea más placentero, lo que vuelve más fácil contratar y conservar personal calificado.

Hemos llegado a entender que las capacidades técnicas son necesarias pero insuficientes para tener éxito en la administración. En el trabajo actual, cada vez más competitivo  y exigente, los administradores no pueden salir adelante únicamente con sus capacidades técnicas. También deben tener buenas habilidades para tratar con los demás, este libro ha sido escrito para ayudar tanto a los administradores  en funciones como potenciales, a adquirir dichas habilidades.

  

FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR

En la primera parte del siglo XX,  el industrial francés Henri Fayol escribió que todos los administradores desempeñan cinco funciones administrativas, planean,  organizan, mandan, coordinan y controlan, en la actualidad, las condesamos en cuatro: planear organizar, dirigir y controlar.

Cabe destacar que la finalidad de las organizaciones es alcanzar metas, alguien tiene que definirlas y señalar los medios para alcanzarlas. El administrador es esa persona indicada. La función de planeación  abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de la estrategia general para alcanzarlas y la preparación de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades.

Los administradores también son responsables de diseñar la estructura de la organización, la función que llamamos organizar, y que comprende determinar que tareas hay que hacer, quien va a hacerlas, como se agrupan, quien reporta a quien y donde se toman las decisiones.

En toda organización hay personas; dirigirlas y coordinarlas es trabajo del administrador en la función de dirigir. Cuando los administradores motivan a los empleados, rigen las actividades de los demás, eligen los mejores canales de comunicación o resuelven conflictos entre miembros, se ocupan de dirigir.

La última función que cumplen los administradores es la de controlar. Para que las cosas marchen como deben ser, la administración supervisa el desempeño de la organización. El desempeño real debe compararse con las metas fijadas con antelación. Si hay desviaciones significativas, es tarea del administrador, el hacer que la organización regrese al camino correcto. Este acto de supervisar, comparar y eventualmente, corregir es lo que se entiende por la función de controlar. Entonces, con un enfoque de funciones, la respuesta a la pregunta  sobre qué hacen los administradores, es que planean, organizan, dirigen y controlan.  

  

DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y GERENCIAL

El desempeño individual indica  la eficacia del personal que trabaja en las organizaciones. En este campo existe la menor diferencia entre las organizaciones. Los individuos ejecutan, deciden, o planean  por sí misma; las organizaciones  sólo actúan en la medida en que sus administradores actúan. Cada vez es mayor el número de personas que deben ser eficientes para que la organización funcione y se autorrealicen y satisfagan sus propias necesidades.

La organización y el individuo deben ser eficaces en el funcionamiento y el logro de la satisfacción, respectivamente. La eficacia  es necesaria para la organización, para que esta funcione y el individuo logra su satisfacción. La organización es un instrumento, en tanto produce resultados necesarios a la sociedad.

Mucho más importante es la calidad de los puestos de trabajo y el apoyo del ambiente laboral, por lo tanto es de creer que contar con los administradores que posean buenas capacidades de trato personal.

La base fundamental de un buen gerente es la medida de la eficiencia y la eficacia que éste tenga para lograr las metas de la organización. Es la capacidad que tiene de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización (hacer las cosas bien) y la capacidad para determinar los objetivos apropiados (hacer lo que se debe hacer).

Cabe decir, que ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia, de manera tal que, un gerente ineficaz no puede alcanzar las metas de la organización, la eficacia es la clave del éxito de las organizaciones. Pero el ser gerente no sólo es dirigir actividades, ser gerente también implica ser un buen líder, es saber el proceso de cómo penetrar en esas actividades que realizan los miembros del grupo con el cual se trabaja. El gerente para poder lograr sus objetivos debe saber cómo usar las diferentes formas del poder para influir en la conducta de sus seguidores, en distintas formas, sin olvidar que es lo que se quiere lograr y hacia dónde va.

Entonces gerencial y liderizar son elementos que se deben combinar para el logro de su fin común, que permiten el aprendizaje de diferentes técnicas que permitan a la persona tener su desarrollo personal indispensable para que todos entiendan formas de cooperación con eficacia y eficiencia para obtener el léxico común.

EFICACIA Y EFICIENCIA

Cada empresa debe considerarse desde el punto de vista de la eficacia y la eficiencia simultáneamente. La eficacia  es una medida del logro de resultados, mientras que la eficiencia  es una medida de la utilización de los recursos en este proceso. En términos económicos, la eficacia de una empresa se refiere a la capacidad de satisfacer  una necesidad de la sociedad a través de sus productos de bienes o servicios, mientras que la eficiencia es una relación  entre insumo y productos.

Dado este punto de vista importante es una relación entre costos y beneficios, es decir una relación entre recursos utilizados y el producto final obtenido;  es la razón entre el esfuerzo y el resultado, entre el gasto y el ingreso, entre el costo y el beneficio resultante.

Sin embargo, no siempre eficacia y eficiencia van de la mano, una empresa puede ser eficiente en sus operaciones y quizá no sea eficaz, o viceversa; puede operar sin eficiencia a pesar de eso, ser eficaz.

La eficacia debería ir acompañada de la eficiencia. Una empresa también puede operar sin ser eficiente ni eficaz. El ideal sería una empresa eficiente y eficaz, lo cual constituiría la excelencia.

La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias pírricas.

Cabe destacar que es  importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la hipótesis que producía la solución idónea al problema o necesidad existente. 

GERENCIA

La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.

De allí que, en muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque la persona que desempeña el rol de gerencia tiene que desenvolverse como administrador, supervisor, delegado.  De allí la dificultad de establecer una definición concreta de ese término.

TIPOS DE GERENCIA

En la gerencia existen algunos tipos los cuales son:

La Gerencia Patrimonial

Este tipo de gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de formulación de principios de acción y una proporción significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de una familia extensa.

La Gerencia Política

La gerencia política es menos común y al igual que la dirección patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son débiles en las sociedades industrializarte modernas, ella existe cuando la propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están asignados sobre la base,  de la afiliación y de las lealtades políticas.

La Gerencia por Objetivos

La gerencia por objetivos se define como el punto final (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización empresarial, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.

LAS FUNCIONES DE LA GERENCIA 

Cuando estudiamos la Gerencia como una disciplina académica, es necesaria considerarla como un proceso. Cuando la gerencia es vista como un proceso, puede ser analizada y descrita en términos de varias funciones fundamentales.

Sin embargo, es necesaria cierta precaución. Al discutir el proceso gerencial es conveniente, y aun necesario, describir y estudiar cada función del proceso separadamente. Como resultado, podría parecer que el proceso gerencial es una serie de funciones separadas, cada una de ellas encajadas ajustadamente en un compartimento aparte. Esto no es así aunque el proceso, para que pueda ser bien entendido, deberá ser subdividido, y cada parte componente discutida separadamente.

En la práctica, un gerente puede ( y de hecho lo hace con frecuencia) ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones: Planeamiento, organización, dirección y control.

Planeamiento: Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar el grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos.

Los planes se preparan para actividades que requieren poco tiempo, años a veces, para completarse, así como también son necesarios para proyectos a corto plazo. Ejemplo de planes de largo alcance podemos encontrarlos en programas de desarrollo de productos y en las proyecciones financieras de una compañía. En la otra punta de la escala del tiempo, un supervisor de producción planea el rendimiento de su unidad de trabajo para un día o una semana de labor.

Estos ejemplos representan extremos en la extensión de tiempo cubierta por el proceso de planeamiento, y cada uno de ellos es necesario para lograr los objetivos prefijados por la compañía.

Organización: Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean apropiada e integralmente apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la estructura de la organización. Una empresa cuyos objetivos es proveer techo y alimento al público viajero, necesita una organización completamente diferente de la de una firma cuyo objetivo es transportar gas natural por medio de un gasoducto.

Dirección: Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderato, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos tiene una connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organización.

Es como resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organización que ésta logra cumplir sus propósitos de ahí que dirigir la organización de manera que se alcancen sus objetivos en la forma más óptima posible, es una función fundamental del proceso gerencial.

Control: La última fase del proceso gerencial es la función de control. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con las normas establecidas. La función de control es ejercida continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organización y dirección, está más íntimamente asociada con la función de planeamiento.

La acción correctiva del control da lugar, casi invariablemente, a un replanteamiento de los planes; es por ello que muchos estudiosos del proceso gerencial consideran ambas funciones como parte de un ciclo continuo de planeamiento-control-planeamiento.

OBJETIVOS DE LA GERENCIA

Nombrando algunos de los objetivos de la gerencia tenemos los siguientes:

·         Posición en el mercado

·         Innovación

·         Productividad

·         Recursos físicos y financieros

·         Rentabilidad ( rendimientos de beneficios)

·         Actuación y desarrollo gerencial

·         Actuación y actitud del trabajador

·         Responsabilidad social