Planificación como base para la Gestión Gerencial

CONTENIDO

La planificación como base para la gestión gerencial 

Planes, metas u objetivos 

Naturaleza

Importancia

Características

Objetivo

Planificación estratégica

Análisis situacional de las organizaciones sobre

Debilidades

Oportunidades

Fortalezas

Amenazas

PLANIFICACIÓN COMO BASE PARA LA GESTIÓN GERENCIAL

Es la tarea inicial de la Administración. Es un complejo trabajo que debe ser realizado profesionalmente en cada uno de los niveles de la empresa. Mediante la planificación, los directivos determinan el futuro, las acciones y recursos que se necesitan para realizar y alcanzar las metas.

La planificación, además de ser un proceso exigente, requiere reflexión, conocimiento, estimaciones. Da la impresión de una dirección segura a los administradores empresariales y a los no empresariales, es una manera de reducir la incertidumbre a través de la previsión del cambio, de mirar hacia delante; Antes de iniciar cualquier función administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende lograr un grupo social, razón por la cual para llevar a cabo los objetivos propuestos se necesita decidir qué debe hacerse, cuándo, cómo ha de hacerse y quién lo hará, es decir, realizar planes. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos Toda gerencia está en la capacidad de adoptar decisiones sobre la distribución y asignación de recursos, control de las operaciones y diseño de acciones correctivas. Le compete también comunicar e informar a los niveles estratégicos y operativos.

Las actividades elementales de cualquier gerencia son: la planificación estratégica, establecer objetivos, organizar, comunicar, motivar, medir, evaluar, desarrollar, formar personas y retroalimentar la planificación.

            La Gestión Gerencial se puede decir que en la medida en que la magnitud de una empresa sea mayor, el logro de los objetivos globales exige su descomposición en los diferentes objetivos llevándolos a las correspondientes unidades organizativas y centro de responsabilidad, con la finalidad de que cada uno de los componente simplificados tomen decisiones coherentes con los objetivos de la empresa.

 Para que puedan ser efectivas, las estrategias y políticas diseñadas en el más alto nivel de la empresa deben ponerse en práctica por medio de planes de acción que permitan cumplir adecuadamente con las tareas necesarias para concretarlas.

Planificación: La planificación se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir antes de que se requiera la acción" (Ackoff, 1981).

"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry, 1987).

Gerencia: La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos establecidos.(Henry, Sisk y Mario Sverdlik 1979)

Proceso que implica la coordinación de todos los recursos disponibles en una organización (humanos, físicos, tecnológicos, financieros), para que a través de los procesos de: planificación, organización, dirección y control se logren objetivos previamente.

Gestión: El término gestión, por lo tanto, implica al conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un  proyecto. La gestión es también la dirección o administración de una empresa o de un negocio.

Objetivos y metas

·         Son los fines a los que se dirige la actividad.

·         Son los resultados a lograr.

·         Representan el fin hacia al que se encamina la organización.

·         Integración del personal.

·         La dirección y el control.

Naturaleza de la planificación

La planificación surge con el nacimiento de la sociedad soviética posteriormente con la llegada del nuevo gobierno en 1918, se concentran grandes masas de recursos para satisfacer las necesidades sociales económicas de los habitantes del país, es así como nace la planificación basada en la ley de justas proporciones, como condición para organizar y hacer funcionar la esa sociedad y como base de una economía sólida y nacional; pero es después de una década cuando se llega a formular el primer plan de desarrollo (1928-1932) posteriormente a la crisis de los años treinta surge un mayor control en los gastos públicos, en la legislación financiera. En el periodo de la post guerra se observa como idea de la planificación se aplica a los países capitalistas y es así como surge el programa de la recuperación europea plan  Marshall en 1948, este programa pide a las naciones participantes la elaboración de planes integrales con cuatro años de duración.

Importancia

Es importante porque se trata de un proceso para realizar las tareas básicas de una empresa sistemáticamente. Un proceso como la gestión administrativa es mucho más fácil de comprender descomponiéndolo en partes, identificando aquellas relaciones básicas; este tipo de modalidad de descripción se denomina modelo y se utiliza para representar aquellas relaciones complejas.

Durante la práctica, el proceso de gestión administrativa representa un grupo de funciones en una empresa que se encuentran interrelacionadas entre sí. El planeamiento, organización, dirección y control, son actos simultáneamente realizados. Entonces tomamos a la gestión administrativa como el proceso de diseñar y mantener un ambiente laboral, el cual está formado por grupos de individuos que trabajan precisamente en grupo para poder llegar a cumplir los objetivos planteados.

La gestión administrativa moderna es la acción de confeccionar una sociedad que sea económicamente estable cumpliendo con una mejora en cuanto a las normas sociales y con un gobierno que sea mucho más eficaz. Pero si nos referimos a la gestión administrativa de una empresa entonces debemos tener en claro que la misma funciona en base a la determinación y la satisfacción de muchos de los objetivos en los aspectos políticos, sociales y económicos que reposan en la competencia que posea el administrador. En los casos donde se presentan situaciones algo más complejas para las que se necesitara la acumulación de los recursos materiales en una empresa, la gestión administrativa ocupa un lugar importantísimo para el cumplimiento de los objetivos.

Características

                 Es integral, porque al estudiar los problemas y los objetivos, busca que la organización como un todo, teniendo esfuerzos y recursos, de manera racional. La planificación es un proceso, cuyas características son las siguientes:

·      Debe de ser integral, es decir que entra en la composición de todo.

·       Previsora, estar preparado con antelación.

·      Sistémica, es un método de organización y clasificación de elementos.

·      Continúa, es seguir haciendo lo que ya se ha empezado.

·      Racional, es la capacidad que permite pensar, evaluar, entender y actuar de acuerdo a ciertos principios de óptimo y con conciencia, para satisfacer algún objetivo o finalidad. 

·      Flexible, se acomoda con facilidad a distintas situaciones o propuestas de otros.

·       Que facilite la evaluación y el control

Objetivo

Una vez realizado el análisis externo y análisis interno de la situación del entorno y detectar las oportunidades y amenazas, es cuando pasamos a establecer los objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.

Los planes presentan los objetivos de las organizaciones y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además a esto los planes son guías para:

·      Una organización obtenga y compromete los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.

·      Los miembros de la organización se desempeñen en actividades congruentes con los objetivos y procedimientos elegidos.

·      El avance a los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio pueda tomarse medidas correctivas.

LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

            Es el proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos. La planificación estratégica se aplica sobre todo en los asuntos militares (donde se llamaría estrategia militar) y en actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección general a una compañía (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnología de la información y crear estrategias de marketing para enumerar tan sólo algunas aplicaciones. Pero también puede ser utilizada en una amplia variedad de actividades desde las campañas electorales a competiciones deportivas y juegos de estrategia como el ajedrez. Este artículo considera la planificación estratégica de una forma genérica de modo que su contenido puede ser aplicado a cualquiera de estas áreas.

El proceso de planificación debe considerar los siguientes:

·         Participación y soporte de la gerencia al más alto nivel.

·         Un enfoque disciplinario pero sencillo

·         Participación del personal a nivel operativo

·         Motivación a la creatividad

·         Comunicación de los planes a través de toda la organización

·         Integración de la planificación con el poder decisorio

·         Revisiones periódicas de las metas y revisión de los planes, para considerar las condiciones cambiantes.

      La planificación estratégica en Venezuela depende de la capacidad del sistema para integrar los factores que la componen y determinar una forma de funcionamiento que satisfaga las aspiraciones colectivas.

·      Es un proceso lógico y sistemático que permite a la alta gerencia, alcanzar un consenso sobre las decisiones estratégicas más importantes de la empresa. Los tres beneficios más importantes son:

·      Integra el desarrollo de objetivos, metas, estrategias, políticas y funciones a través de toda organización.

·      Proporciona un método mediante el cual, se decide por adelantado lo que se va a hacer, cuando, como, y quien lo va a realizar.

·      Documenta los impactos futuros esperados, por causa de las decisiones actuales.

Un enfoque sistemático para la planificación estratégica incluye:

·       La debida organización

·       Conocimientos de la industria

·       Análisis y pronostico del medio

·       Definición de los objetivos y metas

·       Modelos

·       Desarrollo de estrategias para las unidades de negocios y para la empresa en su conjunto

·       Desarrollo del plan

·       Implantación e interrelación con otros esfuerzos de planificación.

ANÁLISIS SITUACIONAL DE LAS ORGANIZACIONES DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS.

El análisis situacional es el estudio del medio en que se desenvuelve la empresa en un determinado momento, tomando en cuenta los factores Internos y Externos que influyen en cómo se proyecta la empresa en su entorno.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Fortalezas: posiciones favorables que se posee en relación con alguno de sus elementos (recursos, procesos, etc.) y que la colocan en condiciones de responder eficazmente ante una oportunidad o delante de una amenaza.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia: recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente; las cuales no permiten responder eficazmente a las oportunidades y amenazas del ambiente externo.

Amenazas: situaciones desfavorables, actuales o futuras, que deben ser enfrentadas con la idea de minimizar los daños potenciales sobre el funcionamiento y la sobrevivencia de la nación u organización.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que se actúa, permitiendo obtener una adecuada mejoría en su posición de competitividad.

DOFA o FODA, como quiera llamarse, es una herramienta de múltiple aplicación que puede ser usada por todos los departamentos de la organización en sus diferentes niveles, para analizar diferentes aspectos, entre ellos: nuevo producto, nuevo producto-mercado, producto, producto-mercado, línea de productos, unidad estratégica de negocios, división, empresa, grupo, etc.

El FODA: es una técnica sencilla que permite analizar la situación actual de una organización, estructura o persona, con el fin de obtener conclusiones que permitan superar esa situación en el futuro. La técnica del diagnóstico FODA permite también conocer el entorno o elementos que están alrededor de la organización, estructura o persona y que la condicionan. 

Un análisis DOFA o FODA juicioso y ajustado a la realidad provee excelente información para la toma de decisiones en el área de mercados, por ejemplo, permite una mejor perspectiva antes de emprender un nuevo proyecto de producto.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite, múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis.

Método FODA

      El método FODA se orienta principalmente al análisis y resolución de problemas y se lleva a cabo para identificar y analizar las Fortalezas y Debilidades de la organización, así como las Oportunidades (aprovechadas y no aprovechadas) y Amenazas reveladas por la información obtenida del contexto externo.

La situación interna y externa

      La Situación Interna está  constituida por factores o elementos que forman parte de la misma organización. En tanto la Situación Externa, se refiere a los elementos o factores que están fuera de la organización; pero que se interrelacionan con ella y la afectan ya sea de manera positiva o negativa.